Veranstaltungsplanung mit MS Teams

Die Planung einer Veranstaltung benötigt ein Organisationsteam, das eng zusammenarbeitet und flexibel kommuniziert.

Felix Meyer
veröffentlicht am 24.03.2020
Allgemein

In ein paar Wochen findet in Max‘ Unternehmen die jährliche Berufsmesse statt – eine Veranstaltung, bei der sich Interessierte über die vielfältigen Einstiegsmöglichkeiten informieren können. Max verantwortet die Planung, benötigt hierfür aber viel Unterstützung und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen ihm und seinen Kollegen*innen. Microsoft Teams unterstützt bei der Durchführung von Projekten, indem spezifische Themen in Kanäle geclustert werden können. Dies ermöglicht eine übersichtliche und effiziente virtuelle Zusammenarbeit.

Über allgemeine Informationen können alle Kollegen im „Allgemein“-Kanal informiert bleiben. Darüber hinaus sind alle wichtigen Aufgaben themenspezifisch im „Planner“ einzusehen, worüber das Projektmanagement transparent durchgeführt wird.

Jedes Thema wird in einem entsprechenden Kanal geplant und besprochen. So gibt es zum Beispiel den Kanal „Kommunikation & Marketing“. Verschiedene Marketingmaßnahmen werden hier ausgearbeitet. So kann gemeinsam eine Social Media Kampagne geplant oder Flyer und Plakate erstellt werden.

Im Kanal „Catering“ wird über die Verpflegung während des Events gesprochen. Interessant sind beispielsweise die Auswahl des Caterers, des Menüs und die Finanzplanung.

Im Kanal „Standplanung“ wird die Besetzung der verschiedenen Stände organisiert.
Im Kanal „Vorträge“ können einzelne Slots und Themen für Sessions bzw. Speaker geplant werden.

In jedem Kanal können natürlich auch Ad-Hoc Meetings via Videokonferenz durchgeführt werden.

Das Team hilft Max dabei, den Überblick über zu erledigende Aufgaben zu behalten. Alle Beteiligten haben zudem sofort im Blick, in welchem Kanal die für sie relevanten Informationen liegen und verhelfen so zu einer gelungenen Veranstaltung.

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