Social Intranet-Systeme und Mitarbeiter*innen-Apps sind keine One-fits-all-Lösungen. Sie brauchen je nach Unternehmensgröße und Zusammensetzung der Belegschaft individuelle Inhalte, damit die Beteiligung der Mitarbeitenden langfristig ein hohes Level erreicht. Denn nur wer sich auch aktiv angesprochen fühlt, ist motiviert sich einzubringen, zum Beispiel in Form von Feedback und Ideen. Doch woher sollen die Mitarbeiter*innen wissen, welche Informationen sie suchen sollen und wo sie sich einbringen können, wenn sie keine Kenntnis darüber haben, was vorhanden ist? Klingt nach einem Teufelskreis? Mitnichten – denn mit der richtigen Personalisierungsstrategie steigerst Du die Engagement-Rate sowohl Deines Social Intranets als auch Deiner Mitarbeiter*innen-App enorm und damit langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit.
Bedürfnisse bestimmen die Personalisierungsstrategie
Welche Informationen sind für welche*n Mitarbeitende*n relevant, welche nicht? Nicht nur die Rollen im Unternehmen sind verschieden und brauchen eigene Inhalte, sondern auch interne Kommunikationsziele sind je nach Unternehmen verschieden. Eine gründliche Evaluierung aller Bedürfnisse steht also für eine Personalisierungsstrategie an erster Stelle. Mögliche Aspekte, die dabei eine Rolle spielen können, sind:
- Nutzbarkeit: Vom Desktop bis zum Smartphone sollten Informationen schnell verfügbar und einfach abzurufen sein.
- Partizipation für die Mitarbeitenden: Wie kann Feedback gegeben und Input abgefragt werden?
- Relevanz der Inhalte: Die Marketingabteilung braucht andere Themenblöcke und Funktionen als die Fertigung.
- Wichtige Dokumente und Ankündigungen müssen schnell auffindbar sein.
Digitaler Klebstoff: Auch informelle Anliegen wie die Weihnachtsfeier oder der Geburtstag eines Kollegen gehören zum Arbeitsalltag und wollen besprochen werden.
Aktive und passive Personalisierung
Informationen sollten im Intranet zielgruppengerecht ausgespielt werden. So wird eine höchstmögliche Relevanz zusammen mit einer hohen Engagement-Rate erreicht. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Die aktive und die passive Personalisierung.
Die aktive Personalisierung ermöglicht es den Mitarbeitenden, selbst zu entscheiden, welche News, Informationen, Themen und Kanäle abonniert werden. Diese Entscheidung kann einfach auf Interessen basieren, worauf hin sich innerhalb des Unternehmens auch Communities bilden können, aber auch rollen- oder aufgabenbasierte Informationsfilter. Eine Mitarbeiterin könnte beispielsweise die Entwicklungen rund um die Prozessänderung beim Onboarding neuer Kunden verfolgen, ein anderer interessiert sich für New Work und möchte sich darüber austauschen. Andersherum ist es bei der passiven Personalisierung: Hier entscheidet der*die Redakteur*in der Information, wer sie erhält, zum Beispiel indem Tags verwendet werden. Die Tags sprechen gezielt die Rollen an, für die sie gedacht sind. Ein Projektmanager wird also redaktionell auf die Änderung beim Kunden-Onboarding aufmerksam gemacht, die Personalabteilung spielt die Information an alle Menschen in Personalverantwortung aus, egal, ob sie sich von sich auch bereits dafür interessieren. In der Praxis ist eine Mischung aus beiden Arten zu empfehlen.
Persönliche Note durch User-generated Content
Persönlich können aber auch die Inhalte selbst sein – unabhängig von ihrer passiven oder aktiven Ausspielungsart. Nutzer-generierter Content heißt, dass sich Mitarbeiter*innen persönlich einbringen können. Beispielsweise über Corporate Radio Formate (dazu gehört auch unser Talk-Plugin), die aktiv die Mitarbeitenden und damit z. B. auch Nutzer, die sich nicht gern schriftlich äußern möchten, einbeziehen.
Interne Blogs oder Wikis bieten Möglichkeiten, eigene Erfahrungen weiterzugeben und für das Wissensmanagement. Damit werden auch Kolleg*innen aktiviert, die bestimmte Themen vielleicht noch nicht auf ihrer Agenda hatten. Somit können sich intern neue Teams und Expert*innen zusammenfinden. Eine weitere simple, aber effektive Idee: Das eigene Profil im Intranet mit ausführlichen Informationen füttern und über die Stichworte in der Suche gefunden werden.
Umfragen und Quiz laden zur Partizipation ein. Die Anlässe können formell, aber auch informell sein. Wann ist der nächste digitale Kaffeeklatsch? Social Intranets und Mitarbeiter*innen-Apps werden in der Wahrnehmung der Mitarbeitenden so immer mehr zu Orten, an denen sie sich persönlich gesehen fühlen. Gleichzeitig profitiert Dein Unternehmen durch das Feedback und kann auf diese Weise die Mitarbeiter*innen-Kultur durch gezielte Maßnahmen aktiv verbessern.
Jeder einzelne Mitarbeitende im Blick
Employee Experience bedeutet, die Erfahrung jeder*s einzelnen Mitarbeitenden im Blick zu haben. Vom Onboarding über verschiedene Stationen im Unternehmen. Social-Intranets und Mitarbeiter*innen-Apps können entscheidend also dazu beitragen, diese Erfahrung besonders persönlich und damit nachhaltig zu gestalten.