Rückblick – was ist in den letzten Wochen passiert?
Die Covid-19-Pandemie hat Deutschland bereits seit Anfang des Jahres fest im Griff und zwingt viele Arbeitnehmer seit Ende März ins Home Office oder gar in die Kurzarbeit. Erschwert wurde die Situation durch die Schließungen der Schulen und Kitas sowie Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen. Für viele waren die letzten Wochen daher nicht nur beruflich, sondern auch privat eine große Herausforderung.
Der Weg in eine neue Normalität
Nach vielen Wochen strenger Regelungen ist nun endlich wieder Licht am Ende des Tunnels zu sehen – seit letzter Woche werden Reise- Kontakt- und Ausgangsbeschränkungen je nach Bundesland gelockert und sogar Kitas und Schulen sollen bald wieder öffnen.
Die schrittweisen Lockerungen bedeuten aber keinesfalls ein „Back to Normal“ – denn die Normalität, wie wir sie vor der Krise kannten, wird es so nicht mehr geben. Stattdessen beginnt nun die Zeit des „Next Normal“, welche vor allem von Hygiene- und Verhaltensregeln geprägt sein wird, da es zum aktuellen Zeitpunkt weder eine Therapie noch einen Wirkstoff gegen das Virus gibt.
Reboarding - Arbeiten im Next Normal
Next Normal – das wird uns vor allem am Arbeitsplatz begegnen und fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags werden. Viele Unternehmen stehen nun vor großen Herausforderungen:
- Wie sieht unsere neue Normalität am Arbeitsplatz aus?
- Wie kommunizieren wir die neue Normalität?
- An welche Verhaltensregeln müssen wir uns halten?
Dabei ist es wichtig, durch Kommunikation maximale Transparenz und größtmögliches Vertrauen zu schaffen – Mitarbeiter müssen sich an ihrem Arbeitsplatz sicher fühlen. Dafür muss der gesamte Prozess des Reboardings, also der Weg zurück an den Arbeitsplatz, umfassend geplant und anschließend an die gesamte Belegschaft, zum Beispiel über eine Mitarbeiter-App, kommuniziert werden.
Aktuelle News, allgemeine Informationen und wichtige Dokumente
Das A und O für ein erfolgreiches Reboarding sind aktuelle sowie allgemeingültige Informationen für Arbeitnehmer. Sie bilden die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen und dienen als Orientierungshilfe. Regelungen zu Hygiene- und Verhaltensmaßnahmen, Ansprechpartner sowie relevante Dokumente und Links zählen zu allgemeinen, dauerhaft gültigen Informationen. Im Gegensatz dazu halten aktuelle News in Form von Meldungen der Unternehmensleitung und der Standorte sowie sonstige Covid-19-Updates die Belegschaft auf dem Laufenden. Beide Informationsquellen – aktuelle News als auch allgemeingültige Infos – sollten zentral zugänglich sein und passend platziert werden.
Wer ist wann im Büro?
In vielen Unternehmen ist eine schrittweise Rückkehr der Belegschaft ins Büro geplant, allerdings mit bestimmten Auslastungsquoten, sodass Hygieneregelungen wie der erforderliche Mindestabstand eingehalten werden können. Eine lückenlose Dokumentation über die Anwesenheiten im Büro ist hier gefragt. Doch wie kann das transparent umgesetzt und an die Belegschaft kommuniziert werden?
Hier kommen Formulare und Einschreibungen ins Spiel. Über Formulare beispielsweise können Mitarbeiter unter Angabe des Standortes, der Abteilung und des Datums angeben, wann sie planen, ins Büro zu kommen. Ein Administrator prüft anschließend, ob die maximale Auslastung bereits erreicht ist und gibt dem Mitarbeiter eine entsprechende Rückmeldung, ob der geplante Büro-Tag umsetzbar ist. Um den Prozess möglichst transparent zu gestalten, kann die aktuelle Büro-Auslastung in Form eines Live-Trackings in der Mitarbeiter-App dargestellt werden.
Zeitslots zum Selbst-Eintragen
Alternativ zum Formular können auch offene Zeitslots mit einer Teilnehmerbegrenzung angeboten werden – hier trägt sich der Mitarbeiter selbstständig für einen entsprechenden Tag ein und erhält außerdem eine Übersicht über noch verfügbare Plätze.
Beide Möglichkeiten garantieren eine vollständige und zuverlässige Dokumentation der Anwesenheiten im Büro. Diese wird vor allem dann relevant, wenn bei einem Verdachtsfall nachvollzogen werden muss, wer wann im Büro war.
Weitere Möglichkeiten gibt’s in Teil II
Natürlich sind das nur einige von vielen Beispielen, wie ein erfolgreiches Reboarding im Kontext des Next Normal umgesetzt werden kann. Welche Möglichkeiten es außerdem noch gibt, möchten wir Ihnen nicht vorenthalten und veröffentlichen schon bald den zweiten Teil dieses Beitrages.
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