Noch sind längst nicht alle Nutzer*innen von Social Intranets und Mitarbeiter*innen-Apps wirklich aktiv. Welche Hürden die Teilnahme bisher verhindern, und wie Du erreichen kannst, dass Deine Mitarbeiter*innen aktiv am Social Intranet teilnehmen, erfährst Du hier.
New Work forciert Arbeitsmodelle, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen orientieren. Eine Folge davon ist das hybride Arbeiten. Die Pandemie führte darüber hinaus in noch viel stärkerem Ausmaß zu vollständiger Remote-Arbeit. Dadurch entfallen wichtige kulturelle und zwischenmenschliche Interaktionsgelegenheiten, wie der Kaffeeklatsch oder eine Frage persönlich mit dem*der Kollegen*in zu klären. Ebenso sind Präsenzversammlungen mit den Mitarbeiter*innen nicht mehr möglich. Unternehmen, insbesondere ab einer Größe von 500 Mitarbeitenden, setzen deswegen verstärkt auf Social-Intranet-Plattformen und Mitarbeiter*innen-Apps, um die nötigen Kommunikationsbrücken für mehr Zusammenhalt und Interaktion im Alltag zu schlagen.
Mitarbeiter*innen werden nicht zuverlässig erreicht
Dabei treten verschiedene Herausforderungen auf, die bei der Etablierung eines Social Intranets beachtet werden müssen. Laut einer aktuellen Erhebung[1] werden drei wesentliche Probleme genannt: die Mitarbeiter*innen werden schlecht erreicht, die Mitarbeiter*innen finden sich im Intranet nicht zurecht und/oder können nur mit Hürden darauf zugreifen und es fehlen Personalisierungsmöglichkeiten für die individuellen Bedürfnisse[1].
98 % der Social-Intranet-Verantwortlichen geben an Desk Worker erreichen zu wollen, 60 % wollen (auch) Non-Desk Worker erreichen. Tatsächlich können aber nur etwa 60 % der Desk Worker und 17 % der Non-Desk Worker erreicht werden.[1]
Einfachen Zugriff ermöglichen und Trigger schaffen
Am wichtigsten ist der einfache und niedrigschwellige Zugriff auf das Social Intranet. Dies gilt insbesondere für Non-Desk Worker, die keinen Computer in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren müssen. Der erste Schritt ist die Bereitstellung und Optimierung für mobile Endgeräte. Das bedeutet auch, dass das Intranet möglicherweise auf privaten Smartphones ist – bedenke das in Deiner Informationssicherheit.
Im zweiten Schritt brauchen die Mitarbeiter*innen einen Grund, das Intranet zu verwenden. Wieso sich auf einer Plattform einloggen, die zwar die Möglichkeit bietet, Beiträge zu kommentieren, aber die Beiträge sind nur Mitteilungen über Entscheidungen, die nicht veränderlich sind? Umfragen- oder Quiz-Plugin für das Intranet bieten beispielsweise eine sehr niedrigschwellige Beteiligungsmöglichkeit für Mitarbeiter*innen; attraktiv insbesondere, weil die Beteiligung nicht auf dem Verfassen eines eigenen Beitrags basiert.
Es ist zusätzlich bedeutsam, Trigger zu erzeugen, die dazu motivieren, das Social Intranet und die Mitarbeiter*innen-Apps häufiger zu besuchen. Das kann die Urlaubsplanung sein, der Speiseplan oder die Zeiterfassung. Ein “Wow-Moment” entsteht auch dann, wenn die Mitarbeitenden merken, dass es total einfach ist, die eigene Meinung kundzutun oder sie wertvollen Input für ihre Aufgaben finden. Ideation-Plugins unterstützen das Sammeln von Verbesserungsvorschlägen.
Übersichtliche Strukturen entwickeln
Die Wiederauffindbarkeit und Übersichtlichkeit von Informationen wird als zweites großes Problem identifiziert. Vor diesem Schritt sollte definiert werden, welche Art von Informationen im Social Intranet liegen sollen. In welchen Prozessabschnitten muss wer zu welchem Zweck zugreifen können?
Dazu ist es wichtig, sich klar zu machen, welcher Bereich welche Funktion erfüllt. Im Social Intranet und in Mitarbeiter*innen-Apps können Mitarbeiter*innen Expert*innen finden, eine Plattform zur Vernetzung haben und sich übergeordnete Themen austauschen. Außerdem sollen sie Informationen finden. Dazu braucht es eine passende Informationsarchitektur, die sich aus der Hierarchie der Informationen, präzisen Tags und einer passenden Navigation zusammensetzt.
Auf geht’s!
Es zeichnen sich also drei Handlungsempfehlungen ab, die Dein Social Intranet und Deine Mitarbeiter*innen-Apps attraktiver machen:
- Mach den Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort für jede Rolle möglich und attraktiv!
- Entwickle eine intuitive und nachvollziehbare Informationsarchitektur!
- Lass die Informationen Deine Mitarbeiter*innen finden!
Damit solltest du ein gut funktionierendes Social Intranet erhalten, dessen Nutzung attraktiv und wertvoll ist. To spice things up: Welche zwischenmenschlichen und vielleicht auch einfach nur spaßigen Elemente wünschen sich Deine Mitarbeiter:innen noch? Mach doch eine eigene Umfrage!
[1] Kiesenbauer, Juliane, Theresa Oertel und Frank Wolf. 2021. Intranet-Studie. Status quo und Erfolgsfaktoren des Intranets. Chemnitz: Staffbase.