Homeoffice & virtuelles Arbeiten – so gelingt es!

Das Arbeiten von zu Hause hat positive Seiten, kann aber auch überfordernd sein, für Unternehmen und Mitarbeiter. Welche Besonderheiten es gibt und wie die Zusammenarbeit weiterhin funktioniert, wird folgend beleuchtet.

Christina Matuschik
veröffentlicht am 23.03.2020
Allgemein

Die aktuelle Lage zwingt uns zum Umdenken. Die Ausnahme “Homeoffice” wird zur Regel. Oftmals herrscht Unsicherheit im Umgang mit der neuen Arbeitssituation. Viele MitarbeiterInnen und auch die Kunden sind verunsichert, weil diese Art der Zusammenarbeit noch nicht etabliert und gelernt ist. Jetzt zwingen die Umstände die Arbeitsweise zu ändern.

Voraussetzungen für das Arbeiten im Homeoffice

Für die Arbeit im Homeoffice sind Bedingungen zu beachten. Aktuell sind die Unternehmen, deren MitarbeiterInnen mit Laptops und Dienst-Handys ausgestattet sind, und eine IT, die stabile VPN-Verbindungen setzt, im Vorteil. Homeoffice ist damit grundsätzlich möglich. Ist das nicht der Fall, ist die Frage, ob der Zugriff auf dienstliche Informationen und E-Mails auch von privaten Endgeräten erfolgen kann und darf. „Bring your own device“ Diskussionen bekommen eine ganz neue Priorität. Sind bisher keine Tools für Information und Zusammenarbeit vorhanden, dann ist es jetzt der Zeitpunkt, um relevante Tools, wie Video-Streaming Lösungen, Social Intranets, Mitarbeiterapps und Messenger, einzuführen. Betriebsvereinbarungen zum Thema mobiles Arbeiten oder Homeoffice sind schnell und nachhaltig zu definieren.

Kommunikation und Geschäftsfähigkeit sicherstellen

Bei vielen Unternehmen wird Homeoffice und virtuelles Zusammenarbeiten bisher kaum gelebt. Unterscheiden kann man zwischen MitarbeiterInnen, die in direktem Kundenkontakt Beratung und Service anbieten und MitarbeiterInnen, die in Fachabteilungen arbeiten. Für beide müssen Lösungen her. Remote-Unternehmen zeigen, dass das funktionieren kann!

Während Mitarbeiter aus Fachabteilungen eher von zu Hause arbeiten können, ist die Herausforderung in der Beratung eine andere. Der Kontakt zum Kunden muss sich jetzt in Richtung Telefon-Kontakt und Video-Sessions verlagern, damit auch diese MitarbeiterInnen in das Homeoffice wechseln können. Neue Augmented Reality (AR) Anwendungen wie z.B. Spatial können hier ein völlig neues Erlebnis schaffen. Das virtuelle Arbeiten muss gelernt werden – sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden. Doch diese Verlagerung darf nicht auf Kosten der Professionalität gehen. Eine Governance, die beschreibt, wie ein angemessener Hintergrund bei Video-Telefonie und der Kleidungsstil auszusehen hat sowie eine Anleitung wie Kunden befähigt werden beinhaltet, hilft hier den MitarbeiterInnen. Jetzt bietet sich die Chance auch mal zu improvisieren und auszuprobieren. Kunden und Kollegen sind nun vielleicht mehr dafür empfänglich.

Führung und interne Kommunikation sind jetzt besonders wichtig

Veränderung ist eine Chance, häufig macht sie aber auch Angst. Deshalb ist es ein Führungsthema die MitarbeiterInnen im Homeoffice zu begleiten. MitarbeiterInnen werden unterschiedliche Wege entwickeln mit den neuen Herausforderungen umzugehen. Wichtig ist als Führungskraft: Vertrauen und Wertschätzung vorleben. Das heißt auch darauf zu vertrauen, dass jede/r immer das gibt, was er/sie kann und nicht in Kontrolle zu verfallen.

Natürlich müssen Unternehmen aber in der veränderten Situation wirtschaftliche Interessen abbilden – deshalb heißt es klar von beiden Seiten kommunizieren. Können MitarbeiterInnen trotz etwaiger Kinderbetreuung weiterhin Vollzeit arbeiten? Es sind persönliche, individuelle Lösungen zu finden. Was nicht vernachlässigt werden darf: die Kommunikation über die aktuelle Lage. MitarbeiterInnen zu informieren und keinen Raum für Gerüchte zu geben hat Priorität. “Man kann nicht nicht kommunizieren” (Watzlawick). Dennoch sollte nicht ausschließlich über die Krise gesprochen werden. Andere Themen und Nachrichten sollten weiterhin Raum bekommen.

In der Isolation im Homeoffice kann es schwierig sein, den Kontakt zu Kollegen zu halten. Genau diese geben aber Kraft. Die Möglichkeiten, die sich einem mit digitalen Tools bieten, sind vielfältig. Folgend ein paar Ideen:

  1. Tägliche Status-Postings
    Ob per Video oder schriftlich. Was beschäftigt einen gerade selbst, woran arbeitet man heute. Schnell teilen in der Mitarbeiter-App und so den Austausch beibehalten.
  2. Kontakt zu Kollegen halten
    Sich zur virtuellen Kaffeepause zu verabreden. Eine Whatsapp Gruppe oder ein Kanal im Messaging Tool macht es möglich.
  3. Routinen virtuell weiterführen
    Routinen geben Sicherheit. Das Team-Meeting findet weiterhin montags, um 14 Uhr, aber online mittels Video-Konferenz, statt. Ein Moderator und Vereinbarungen für die virtuelle Zusammenarbeit sorgen für das Gelingen. Das Videobild hilft Gestik und Mimik zu erkennen.

Selbstorganisation im Homeoffice

Doch nicht nur die Arbeit im Team verändert sich durch das Arbeiten im Homeoffice. Auch die Arbeitsweise der einzelnen MitarbeiterInnen passt sich an.

Die wichtigsten 5 Tipps für effizientes Arbeiten im Homeoffice folgend:

  1. Sich fokussieren – Multitasking funktioniert nicht. Morgens die Aufgaben für den Tag aufschreiben hilft.
  2. Zur Arbeit gehen” – Zum Arbeiten normal anziehen und den Arbeitsbereich aufsuchen. Private und dienstliche Räumlichkeiten, wenn möglich trennen.
  3. Arbeitszeiten kommunizieren – Kalender pflegen, Kollegen mitteilen wann man erreichbar ist und wann nicht. Jetzt ist aber auch die Chance Kunden gegenüber mehr Flexibilität entgegenbringen.
  4. Pausen und Feierabend planen – Bei all der Flexibilität Pausen nicht vergessen. Feste Termine mit sich selbst machen, um rauszugehen oder Mittagessen zu sich zu nehmen.
  5. Verständnis herbeiführen – Den Freunden und der Familie erklären, dass man keinen Urlaub hat, sondern arbeitet.

Homeoffice muss gelernt werden, damit die Geschäftsfähigkeit weiterhin gewährleistet bleibt. Gerne sind wir dabei behilflich und stehen Ihnen mit Beratung, Tools sowie Tipps und Tricks zur Seite.

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