Mitarbeiter*innen-Apps und Social-Intranet-Plattformen erreichen auch in Zeiten von Homeoffice längst nicht alle im Unternehmen. Es stellt eine Herausforderung für die interne Unternehmenskommunikation dar, den Stellenwert so auszugestalten, dass Mitarbeiter*innen beginnen, die Angebote zu nutzen und sich aktiv zu beteiligen. Wir geben Tipps sowohl für ein erfolgreiches Onboarding und die Steigerung des Engagements für bestehende Intranets als auch für die Einführung eines neuen Social Intranets bzw. einer Mitarbeiter*innen-App.
Gute Kommunikation beginnt im Vorfeld
Niemand wird gern überrumpelt, schon gar nicht wenn alte Gewohnheiten dadurch aufgegeben werden müssen. Deswegen beginnt eine erfolgreiche Strategie zur Einführung eines Social Intranets bzw. einer Mitarbeiter*innen-App, weit bevor die technische Lösung steht. Vorbehalte der Belegschaft sollten ernst genommen und entkräftet werden. Ebenso sollten Wünsche und Bedürfnisse erfragt und wenn möglich integriert werden. Ist der große Tag da, dass Plattform oder App genutzt werden können bzw. durch Plugins eine funktionelle Aufwertung erhalten haben, müssen Mitarbeitende auf anderen Kanälen wie E-Mail oder internem Messenger über die nächsten Schritte informiert werden.
Durchdachte Informations- und Kommunikationsstrukturen bringen Verlässlichkeit und Authentizität
Das Social Intranet und die Mitarbeiter*innen-App sind für viele in erster Linie Sammelplätze für Informationen. Damit die Mitarbeiter*innen als Erstes dort schauen, müssen die Informationen zum einen schnell auffindbar sein. Zum anderen muss ihnen bekannt sein, dass bestimmte Informationen nur noch im Intranet oder der App zu finden sind. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Informationen generell einheitlich aufbereitet sind, und dass die Struktur des Intranets logisch und vor allem zu den Informationen passend gestaltet ist. Das Stichwort lautet Wiederauffindbarkeit. Wer findet, was er*sie sucht, kommt auch gern wieder!
Gleichzeitig gelten für das Social Intranet ähnliche Kommunikationsrichtlinien wie für die externe Kommunikation. Der Ton, aber auch die Nickname Guidelines sollten demnach angepasst sein. Es empfiehlt sich außerdem, die Mitarbeiter*innen grundsätzlich mit Klarnamen auftreten zu lassen und nur in besonderen Fällen Anonymität bereitzustellen, beispielsweise bei Beschwerden oder ähnlichem. So haben die Mitarbeiter*innen einerseits das Gefühl, mit ihren Kolleg*innen wirklich zu interagieren, und andererseits geschützt zu sein bei sensiblen Themen.
Plattform-Benefits, wie die digitale Pause, bieten Unterhaltung und Verbindung
Der Rationalität von Informationen soll die Emotionalität von persönlichem Austausch und gemeinsamem Spaß entgegengestellt werden. Wenn die Mitarbeiter*innen in einer Kreativitätspause kurz ins Intranet gehen, weil sie dort die nötige Ablenkung finden, bleibt es viel präsenter im Kopf. Solche Ablenkungen können zum Beispiel ein Frühlingsquiz sein, ein Adventskalender, eine Meme Challenge oder eine Umfrage, was es am Freitag zum Teamfrühstück geben soll. Gamification lautet das Stichwort! Ein Gewinnspiel oder eine Ideation exklusiv im Social Intranet und/oder der Mitarbeiter*innen-App schafft einen starken Anreiz, das eine oder das andere erstmalig oder nach langer Zeit wieder zu nutzen. Wenn dann die Inhalte zielgruppengerecht und transparent aufbereitet sind, kommen die Menschen wieder.
Partizipation durch die Mehrwert-Brille sehen
In der Kombination aus den ersten beiden Elementen ergibt sich, dass das Social Intranet und die Mitarbeiter*innen-App allen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben muss, aktiv teilzunehmen und eigene Inhalte zu kommunizieren. Kommunikationsverantwortliche sollten Angebote auf der Plattform oder in der App daher immer durch die Nutzer*innen-Brille sehen, anstatt „Top-down” zu denken.
Das bedeutet, dass es mit Umfragen und Quizzes allein nicht getan ist. Es muss Formate geben, innerhalb derer Mitarbeiter*innen selbst Content erstellen und kreativ werden können. Wenn darauf dann reagiert werden kann, werden dieselben Belohnungsmechanismen bedient, die Social Media grundsätzlich nutzt.
Aber auch regelmäßig Feedback von den Mitarbeiter*innen einzuholen, bringt Engagement. Das Feedback kann sich auf allgemeine Themen des Unternehmens und die Produkte beziehen, aber auch auf das Social Intranet an sich oder Punkte innerhalb dessen. Wichtig ist, dass das geäußerte Feedback nicht ungehört verklingt. Abgesehen von Kommentarspalten lässt sich Feedback in einer Ideation oder einer Live-Session gezielt sammeln.
Mit Vorbereitung, Mehrwert und Interaktionselementen zu mehr User*innen
Zusammengefasst gibt es drei Strategien, wie Mitarbeiter*innen erfolgreich auf die Plattform bzw. in die App geholt werden können:
- Die zielgenaue Kommunikation im Vorfeld der Einführung einer Mitarbeiter*innen-App oder eines Social Intranets
- Die Erstellung exklusiver Inhalte, die den Nutzer*innen einen persönlichen Mehrwert bieten
- Eine authentische Kommunikation, die gespickt mit Gamification Lust macht, reinzuschauen und am Social Intranet und in der App aktiv teilzunehmen.